1 - Objet et champ d’application de la plateforme d’alerte
Tout salarié du Groupe SOCOTEC ou toute personne ou tierce partie peut signaler un manquement – avéré ou potentiel – aux lois et règlements ou au Code Ethique du Groupe. Cette alerte doit impérativement être pertinente, adéquate et directement liée à un manquement relatif aux domaines précités. Toute alerte hors du champ des domaines mentionnés ne sera pas prise en compte.
2 - Caractère facultatif de la plateforme d'alerte
L’utilisation de la plateforme d’alerte n’est pas obligatoire, le salarié peut contacter son supérieur hiérarchique, la Direction Juridique ou son Compliance Officer directement. Aucun salarié ne sera sanctionné pour n’avoir pas fait usage de la plateforme d’alerte.
3 - Données traitées dans le cadre de la plateforme d’alerte
Un rapport soumis à travers le portail Internet peut contenir des données personnelles relatives à l’émetteur du rapport ou aux personnes faisant l’objet du rapport. Ce traitement de données est réalisé par SOCOTEC agissant en tant que responsable du traitement pour se conformer à l'obligation légale énoncée dans la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte datée du 23 octobre 2019.
Les données traitées dans le cadre de la plateforme d’alerte peuvent contenir :
- les coordonnées du lanceur d’alerte,
- les coordonnées des personnes visées par le rapport,
- le manquement signalé,
- les informations recueillies au cours de l’enquête,
- les informations concernant le suivi de l’alerte,
- toute décision prise dans le cadre de l’alerte.
Les destinataires des alertes réalisées sur la plateforme d’alerte sont les membres du Comité Ethique. Les destinataires de l’alerte peuvent procéder à toutes les investigations qu’ils estiment nécessaire notamment en impliquant tout collaborateur ou prestataire externe qui pourra l’aider dans l’instruction. Ces personnes devront signer un engagement de confidentialité.
Ils pourront également faire appel aux Compliance Officers locaux pour les aider à mener les enquêtes nécessaires localement.
Une fois que les investigations sur l'alerte sont terminées et que le lanceur d'alerte est informé des résultats de l'enquête, l'alerte est clôturée dans la plateforme et les informations sont conservées si nécessaire en cas de litige. Si cela n'est pas nécessaire, l'alerte est anonymisée.
Les données sont hébergées en France.
4 - Obligation de confidentialité et droits RGPD
Toutes les informations et données traitées dans le cadre de la plateforme d’alerte demeureront confidentielles.
Le lanceur d'alerte dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement et de portabilité, sur les données personnelles le concernant.
Pour exercer ses droits RGPD ou pour toute question relative à l’utilisation de ses données, le lanceur d'alerte peut adresser un courriel électronique au Délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dataprotection@socotec.com.
Si le lanceur d'alerte estime, que ses droits ne sont pas respectés, le lanceur d'alerte peut adresser une réclamation en ligne ou par courrier postal à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) en France ou tout autre autorité compétente à l'étranger.
